Hoe los je een hardnekkig probleem op?

Als de eigenaar van ons Italiaanse huisje vraagt of alles naar wens is, wijzen we hem op de mieren in de hoek van de kamer. Hij aarzelt niet. Met zijn grote bergschoenen stampt hij rond.
Een paar uur later is de hoek zwart van de mieren.Het lijkt of ze hun dode soortgenoten zoeken. De huisbaas heeft de situatie erger gemaakt.

Dat gebeurt vaker, dat je een probleem wilt oplossen en het ondertussen groter maakt.

Hoe het team van Roos stééds passiever werd

Het overkwam Roos (niet haar echte naam) ook. Ik spreek haar voor het eerst als ze twee maanden leiding geeft aan een team van acht mensen. Ze werkte in het bedrijfsleven en is vol idealen naar de overheid overgestapt. Het valt haar wél tegen dat haar nieuwe team geen initiatief neemt. Gelukkig heeft ze zélf genoeg ideeën voor verbetering. Die vertelt ze enthousiast in elk teamoverleg. Zo inspireert ze haar team om actiever te worden.

Een paar maanden later is haar team juist nóg passiever. Roos is niet meer zo enthousiast.
Als je goed kijkt, is het patroon tussen Roos en haar team glashelder. Ze zegt in het teamoverleg: ‘Op mijn vorige werk deden we dat zó. Dat kunnen we hier óók doen.’ Haar teamleden denken: Oké. Zij is de chef. Als zij al weet wat ze wil, hoef ik niet te vertellen wat ik ervan vind. Roos gooit er een schepje bovenop. Ze vertelt hoe móói het kan worden als het team op haar manier gaat werken. Haar collega’s denken: Zij heeft al precies bedacht hoe het moet. Ik ga haar niet voor het hoofd stoten, ik houd mijn mond.

We zien hier een circulair patroon, Roos en haar teamleden versterken elkaars gedrag. Arend Ardon schreef een boek over dergelijke patronen: Doorbreek de cirkel. Als een logische oplossing niet helpt, moet je de situatie eerst begrijpen voordat je verder ingrijpt, zegt hij.

Roos begreep de situatie al snel: Ze moest meer achterover leunen in het teamoverleg. Het was haar geluk dat ze nog niet zó lang met haar team samenwerkte, haar eenvoudige stap had al snel effect. Nu komt haar team wél met ideeën en feedback.

Zulke patronen zijn overal

Zulke circulaire patronen zie je veel vaker. Ze zijn hardnekkig omdat beide partijen elkaar blijven versterken. Zomaar wat voorbeelden, samengevat in één zin:

Ze hebben geen respect voor mij, dus móét ik wel boos worden.
Mijn aio kan niet schrijven, het kost me zóveel tijd om zijn stukken te herzien.
Hij vergeet altijd iets als ik hem niet controleer.
Zij kan dit niet, het gaat sneller als ik het even doe.

Hoe weet je of jij ook vastzit in zo’n patroon?

Een gewoon patroon los je logisch op. Een plant die slap hangt geef je water. Als het gras te lang is, haal je de maaier uit de schuur.

Een circulair patroon is ingewikkelder, zoals met de kale plekken in mijn gazon. Daar zaaide ik graszaad in, maar na een paar weken was er nog geen grasspriet te zien. Dus kocht ik beter zaad en dat strooide ik rond. Lekker dik. Iéts later scharrelden er vier duiven rond op het gras. Ik had hen gelokt met mijn dure graszaad. De logische oplossing werkte hier duidelijk niet.

Je moet een circulair patroon begrijpen voordat je ingrijpt. Maar hoe weet je of je met een circulair patroon te maken hebt? En niet met een eenvoudig probleem dat je logisch op kunt lossen?

Ardon[i] noemt een aantal tekenen die wijzen op een circulair patroon:

  • Logische oplossingen leiden niet tot logische uitkomsten.
  • Je steekt veel energie in het oplossen van een probleem, maar het helpt niet. Sterker nog, het kan goed zijn dat je probleem verergert.
  • Hetzelfde probleem komt steeds terug.
  • Je hebt het gevoel dat je in cirkels draait.

En nu?

Als jij een probleem hebt dat je niet opgelost krijgt, is het tijd om naar je eigen rol te kijken. Hoe draag jij bij aan het probleem? Hoe denk je dat de ander naar jouw gedrag kijkt?
Dat is de eerste stap om het patroon te begrijpen zodat je het probleem wél op kunt lossen.

[i] Pag. 79 in: Arend Ardon, Doorbreek de cirkel! Hoe managers onbewust verandering blokkeren., Uitgeverij Business Contact, 2011